Definicja: Porównanie danych sprawozdania z KEO polega na kontrolnym zestawieniu zapisów ewidencji odpadów z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu, aby potwierdzić ich zgodność formalną i ilościową: (1) spójność mas i kodów odpadów; (2) zgodność ról oraz kierunków przepływu; (3) kompletność potwierdzeń i korekt.

Jak porównać dane sprawozdania z KEO

Ostatnia aktualizacja: 2026-02-20

Zakres danych do porównania: co musi się zgadzać

Zakres porównania obejmuje te pola, które wpływają na sumy w sprawozdaniu i pozwalają odtworzyć źródło każdej liczby. Minimalny zestaw kontrolny to masa w Mg, kod odpadu, data ujęcia oraz kierunek przekazania lub zagospodarowania, a rozszerzony zestaw obejmuje identyfikację kontrahenta i status potwierdzenia.

W praktyce kontrola rozpoczyna się od wskazania, jakie fragmenty sprawozdania zostały wyliczone z KEO, a jakie z innych elementów ewidencji. Dla części podmiotów kluczowe są pozycje „wytworzone i przekazane”, dla innych „przyjęte i przekazane dalej” albo „przyjęte do przetwarzania”. Jeśli sprawozdanie prezentuje dane w rozbiciu na kody odpadów, KEO musi dać się złożyć do identycznego zestawu kodów i mas rocznych, bez mieszania kodów podobnych lub zastępowania ich opisem. Istotna bywa zgodność jednostek i zaokrągleń: KEO może przechowywać wartości z większą precyzją, a sprawozdanie raportować po zaokrągleniu, co przy dużej liczbie wpisów generuje różnice na poziomie setnych części Mg.

Do zakresu należy włączyć także korekty: jeśli w KEO widnieją zmiany po zamknięciu roku, sprawozdanie sporządzone wcześniej może mieć inne sumy. Niezgodność bywa również skutkiem różnego traktowania wpisów anulowanych oraz kart w statusie roboczym.

Jeśli różnica dotyczy wyłącznie miejsc po przecinku przy tej samej liczbie wpisów, najbardziej prawdopodobne jest rozbieżne zaokrąglanie na etapie agregacji.

Ujednolicenie zasad agregacji przed liczeniem różnic

Aby porównanie miało wartość dowodową, najpierw trzeba ustalić identyczne reguły agregacji dla KEO i sprawozdania. Dotyczy to okresu, filtrów statusów oraz sposobu mapowania operacji na kategorie sprawozdawcze.

Reguły okresu obejmują granice roku sprawozdawczego i strefę czasową, jeśli system zapisuje daty z czasem. W ewidencji istotna jest data zdarzenia, natomiast w raportowaniu czasem używa się daty potwierdzenia; rozjazd między tymi polami potrafi przesunąć masy na sąsiedni rok. Filtry statusów powinny jednoznacznie określać, czy do sum wchodzą wpisy niepotwierdzone, częściowo potwierdzone, po korekcie albo anulowane. Jeśli sprawozdanie powstało z danych „na dzień”, w KEO należy odtworzyć ten sam stan danych, a nie stan aktualny po późniejszych korektach.

Osobną kwestią bywa mapowanie operacji. Ten sam kod odpadu może wystąpić w różnych rolach i procesach, a sprawozdanie wymaga rozdzielenia strumieni (np. przyjęcie kontra przekazanie). Przy braku zdefiniowanej matrycy mapowań łatwo o podwójne liczenie: jedna masa pojawia się jako przyjęta i jako przekazana, mimo że w sprawozdaniu powinna trafić do właściwej rubryki tylko raz.

Uzgodnienie obejmuje też precyzję liczbową: liczba miejsc po przecinku, metoda zaokrąglania w górę lub matematycznie oraz moment zaokrąglenia (na poziomie wpisu czy na poziomie sumy). Ta jedna decyzja często rozstrzyga, czy różnica wynosi 0,00 Mg czy kilka setnych.

Test: porównanie sum dla jednego kodu odpadu po identycznym filtrowaniu pozwala odróżnić błąd mapowania kategorii od różnicy wynikającej z odmiennych statusów.

Kontrola zgodności transakcji: od sum rocznych do pojedynczych wpisów

Gdy reguły agregacji są spójne, porównanie schodzi z poziomu sum rocznych na poziom pozycji transakcyjnych. Najszybciej wykrywa to różnice wynikające z pojedynczych błędnych wpisów, duplikatów albo brakujących kart.

Procedura polega na zestawieniu spisu pozycji KEO w podziale na kod odpadu i miesiąc, a następnie na dopasowaniu ich do odpowiadających im pozycji w sprawozdaniu. Jeśli sprawozdanie nie zawiera rozbicia miesięcznego, kontrola miesięczna nadal jest użyteczna diagnostycznie, ponieważ ujawnia przesunięcia dat i grupowanie wpisów na przełomie miesięcy. Każda rozbieżność powinna mieć ślad na poziomie konkretnych rekordów: masa, data, kontrahent, rola i status. W praktyce różnice powstają często przez jedną z czterech przyczyn: błędny kod odpadu, nieprawidłowa masa (np. pomyłka jednostek), niewłaściwe przypisanie roli podmiotu lub brak potwierdzenia powodujący wypadnięcie wpisu z agregacji.

Przy masach ujemnych albo zapisach korygujących ważne jest potwierdzenie, czy w sprawozdaniu zlicza się je jako korekty zmniejszające, czy system raportowy już pokazuje wartości po korekcie. Weryfikacja transakcji obejmuje również identyfikację powtórzeń: ten sam dokument wprowadzony dwa razy może dać różnicę dokładnie równą masie dokumentu, co jest sygnałem łatwym do potwierdzenia.

Jeśli rozbieżność równa się dokładnie jednej masie z dokumentu, najbardziej prawdopodobne jest zdublowanie albo pominięcie pojedynczego wpisu.

Najczęstsze przyczyny rozbieżności i ich diagnostyka

Najczęstsze rozbieżności mają charakter systematyczny i dają się rozpoznać po wzorcu różnicy. Diagnoza opiera się na tym, czy różnica jest stała dla wielu kodów, czy dotyczy jednego kodu, jednego kontrahenta albo konkretnego okresu.

Różnica stała, powtarzalna w wielu pozycjach, zwykle wskazuje na błędny filtr statusów lub niewłaściwy zakres dat. Różnica skoncentrowana w jednym kodzie odpadu często wynika z pomyłki kodu (np. wpisy zaklasyfikowane do podobnego kodu) albo z mieszania strumieni „przyjęte” i „przekazane”. Rozbieżności dotyczące jednego kontrahenta są typowe dla sytuacji, w której część kart nie została potwierdzona lub potwierdzenie nastąpiło po sporządzeniu sprawozdania. Wzorzec „różnica narasta miesiąc po miesiącu” sugeruje, że część transakcji nie wchodzi do agregacji z powodu kryterium technicznego, np. brak wymaganego pola w rekordzie.

W diagnostyce pomocne jest także sprawdzenie, czy różnice mają znak dodatni czy ujemny w określonych rubrykach sprawozdania. Jeśli masa w sprawozdaniu jest niższa, a w KEO występuje wiele wpisów w statusie niezamkniętym, najbardziej prawdopodobne jest pomijanie tych wpisów przez mechanizm raportujący. Jeśli masa w sprawozdaniu jest wyższa, a w KEO widoczne są korekty zmniejszające wprowadzone po dacie sporządzenia sprawozdania, przyczyna leży w różnym „stanie na dzień”.

„Ewidencję odpadów prowadzi się na bieżąco, w sposób umożliwiający sporządzenie rocznego sprawozdania.”

Jeśli różnica pojawia się wyłącznie dla transakcji z jednego miesiąca, to najbardziej prawdopodobne jest przesunięcie kryterium daty między datą zdarzenia a datą potwierdzenia.

Procedura korekty: kiedy korygować KEO, a kiedy sprawozdanie

Wybór ścieżki korekty zależy od tego, czy błąd leży w ewidencji, czy w agregacji sprawozdania. Zasada jest prosta: jeśli rekord źródłowy w KEO jest niepoprawny, korekta powinna dotyczyć ewidencji; jeśli KEO jest poprawne, a błąd dotyczy raportowania, korygowany jest dokument sprawozdawczy.

Najpierw identyfikuje się typ rozbieżności: błąd merytoryczny (kod, masa, rola, kontrahent), błąd formalny (brak potwierdzenia, brak wymaganych pól), błąd czasowy (okres), albo błąd prezentacji (zaokrąglenie). Dla błędów merytorycznych właściwą drogą jest korekta KEO, ponieważ sprawozdanie powinno odzwierciedlać ewidencję. Dla błędów formalnych priorytetem bywa doprowadzenie kart do prawidłowego statusu i dopiero ponowne przeliczenie sum. Dla błędów czasowych kluczowe jest potwierdzenie, jakie pole daty jest właściwe dla sprawozdawczości w danej sytuacji oraz czy korekta sprawozdania ma dotyczyć bieżącego roku czy roku pierwotnego.

Po wprowadzeniu zmian konieczne jest zachowanie śladu: opis przyczyny korekty, data oraz powiązanie z dokumentem źródłowym powinny umożliwiać odtworzenie historii decyzji. Częstym źródłem chaosu jest mieszanie równoległych korekt: część w KEO, część w sprawozdaniu, bez jednolitego rejestru. Wtedy kolejne porównanie daje inne wyniki mimo pozornie „naprawionych” danych.

W kontekście obowiązków ewidencyjnych pomocne bywa uporządkowanie formalności takich jak rejestracja w bdo, ponieważ spójna identyfikacja podmiotu i ról ogranicza część błędów klasyfikacyjnych w ewidencji.

„Sprawozdanie sporządza się na podstawie danych zawartych w prowadzonej ewidencji odpadów.”

Test zgodności polegający na ponownym przeliczeniu tych samych filtrów po korekcie pozwala odróżnić błąd danych od błędu agregacji bez zmiany zakresu merytorycznego.

Checklisty kontrolne i próg akceptacji różnic

Checklista kontrolna redukuje ryzyko przeoczenia rozbieżności, a próg akceptacji powinien wynikać z reguł zaokrągleń, nie z uznaniowości. Najbezpieczniej ustalić dwa progi: próg „techniczny” dla różnic wynikających z zaokrągleń oraz próg „merytoryczny”, który zawsze wymaga wyjaśnienia.

Checklista minimalna obejmuje: zgodność roku i filtra statusów, zgodność listy kodów odpadów, zgodność sum mas dla każdego kodu, kontrolę duplikatów, kontrolę wpisów bez potwierdzenia oraz kontrolę korekt wprowadzonych po dacie przygotowania sprawozdania. Checklista rozszerzona uwzględnia kontrolę kontrahentów, ról, kierunków przekazania i spójności dokumentów dla pozycji odstających (np. najwyższe masy w roku). Dla progu technicznego często wystarcza tolerancja wynikająca z różnicy momentu zaokrąglenia: jeśli zaokrąglenie jest na poziomie wpisu, suma roczna może odjechać od zaokrąglenia sumy wpisów. Taki przypadek powinien być opisany i udokumentowany, ale nie musi oznaczać błędu w ewidencji.

Próg merytoryczny obejmuje sytuacje, gdy różnica przekracza wartość możliwą do wyjaśnienia zaokrągleniem albo gdy dotyczy innego kodu odpadu niż w KEO. Wtedy wymagane jest wskazanie konkretnych rekordów generujących różnicę oraz decyzja o korekcie. W kontrolach jakości dobrze działa zasada „top 10”: analiza dziesięciu największych pozycji masowych często ujawnia źródło większości rozbieżności.

Jeśli różnica przekracza sumę możliwych odchyleń zaokrągleń dla liczby wpisów, to konsekwencją jest konieczność identyfikacji rekordów źródłowych i decyzja o korekcie.

Jakie źródła są lepsze do weryfikacji: KEO czy zestawienia zewnętrzne

KEO ma przewagę jako źródło pierwotne, ponieważ zawiera zapisy ewidencyjne z atrybutami i statusem, natomiast zestawienia zewnętrzne bywają wygodne do przeglądu, lecz słabsze dowodowo. Selekcja źródeł do porównania opiera się na formacie danych, weryfikowalności oraz sygnałach zaufania.

KEO zwykle działa w formacie rejestrowym, w którym każda pozycja ma identyfikowalny rekord i historię zmian, co ułatwia weryfikowalność. Zestawienia zewnętrzne (np. arkusze) często są eksportem lub przepisaniem danych i mogą tracić statusy, identyfikatory lub część pól, co osłabia możliwość odtworzenia pochodzenia liczby. Sygnały zaufania obejmują możliwość audytu: kto wprowadził zmianę, kiedy nastąpiła korekta oraz czy da się powiązać pozycję z dokumentem potwierdzającym. W praktyce zestawienia zewnętrzne nadają się jako narzędzie pomocnicze do grupowania i wizualizacji, lecz wynik porównania powinien być rozstrzygany na podstawie danych możliwych do jednoznacznego zidentyfikowania w ewidencji.

Przykładowa mapa niezgodności i działania korygujące

Reklama